Contentoren
Angebot AG0006 / AG0004Flow GmbH

AI Automation für Flow GmbH

Ein zentraler Ablauf für alle Anfragen. Aus Sicht des Kunden bleibt es einfach — im Hintergrund entstehen Struktur, Kontext und Qualitätssicherung.

ContentorenL. MoraD. Siewert
Agenda
  1. 01Bedarfseinordnung
  2. 02Lösung
  3. 03Umsetzung
  4. 04Datenschutz
  5. 05Architektur

Bedarfseinordnung

Aktuelle Mehrkosten

Status quo — wo heute Zeit und Qualität verloren gehen.

Verteilte Kanäle

E-Mail, WhatsApp und Telefon

Anfragen entstehen über mehrere Wege und werden manuell bearbeitet.

Manuelle Vorprüfung

Wiederkehrende Fragen binden Teamzeit und müssen jedes Mal neu beantwortet werden.

Kontext-Suche

Kontakt- und Vertragsdaten aus Odoo müssen händisch zusammengesucht werden.

Reaktionsrisiko

In Peaks sinkt die Geschwindigkeit — und damit die Kundenerfahrung.

Bedarfseinordnung

Die zentralen Mehrwerte

Eine Prozess- und Effizienzentscheidung.

01

Zeit

Weniger manuelle Rückfragen.

02

Qualität

Einheitlichere Antworten.

03

Tempo

Schnellere Reaktion.

04

Kontrolle

Audit

Lösung

Zielbild: Wie es sein sollte

Ein zentraler Ablauf für alle Anfragen.

  1. 01

    Eingang

  2. 02

    OmniChat

  3. 03

    AI Core

  4. 04

    Odoo + Wissen

  5. 05

    Ergebnis

Aus Sicht des Kunden bleibt es einfach. Im Hintergrund entstehen Struktur, Kontext und Qualitätssicherung.

Lösung

Lösungssystem: drei verbundene Ebenen

Die Angebotspositionen sind nicht als Technikliste zu verstehen, sondern als Systemlogik.

01

Grundlage

SecureHost DE · Setup · Schutz-System · Compliance & Audit

Stabiler Betrieb, Daten in Deutschland, Schutz öffentlicher Schnittstellen.

02

Intelligenz

AI Core · KnowledgeBase · ERP-Connect / Odoo

Anfragen verstehen, Kontext abrufen, Antworten kontrolliert erzeugen.

03

Kanäle & Bedienung

OmniChat · E-Mail · WhatsApp · Voice

Alle relevanten Kontaktwege laufen in einer zentralen Bearbeitung zusammen.

Lösung

So sieht OmniChat aus

Alle Kanäle in einem Posteingang — Web, E-Mail, WhatsApp und Facebook laufen in einer zentralen Bearbeitung zusammen, inklusive Kontext und KI-Assistent.

OmniChat-Oberfläche — zentraler Posteingang mit Unterhaltungen aus mehreren Kanälen, Nachrichtenverlauf und Kontaktdetails
Links die Kanäle und Ordner, in der Mitte der Nachrichtenverlauf mit Zuweisung, Priorität und Labels, rechts Kontaktdaten und Copilot.

Lösung

Von der Anfrage zur qualifizierten Antwort
  1. 01

    Anfrage kommt rein

    z. B. per E-Mail, WhatsApp, Telefon oder über die Website

  2. 02

    System erkennt das Anliegen

    Klassifizierung, Confidence-Gating und Routing

  3. 03

    Kontext wird ergänzt

    Kontakt- und Vertragsdaten aus Odoo plus Wissensbasis

  4. 04

    Antwort wird kontrolliert

    Antwort, Entwurf oder Weiterleitung an Sachbearbeiter

Wichtige Vorteile: Entwurfsmodus, UI – OmniChat, Struktur.

Umsetzung

Die Praxis

Das Angebot enthält konkrete Kontrollpunkte für Betrieb, Qualität und Sicherheit.

Produktivbetrieb DE

Linux, Docker, Härtung, Wartung, Updates, Monitoring und Backups.

KI-Qualität

Strukturierte Systemanweisungen und Prompt-Engineering, Klassifizierung, Confidence-Gating und Fallbacks.

Schutz-System

Rate Limiting, Bot Protection, Missbrauchserkennung und Drosselung.

Nachvollziehbarkeit

DSGVO-Setup, EU-AI-Act-Hinweis und Audit-Log je KI-Antwort.

Umsetzung

Umsetzung — Meilensteine
  1. 01

    Kickoff

    Scope/Umfang, Kanäle, Voice-Lösung, AV-Vertrag.

  2. 02

    Setup

    Server, Odoo-DB, AI Core.

  3. 03

    Kanäle

    E-Mail, WhatsApp, Telefon.

  4. 04

    Tests

    Belastung, Grenzen, Feinabstimmung, Feedback.

  5. 05

    Go-live

    Doku, Monitoring, Betrieb.

Sicherheit entsteht über klare Freigabepunkte, Tests vor Go-live, Dokumentation und separat geregelten Betrieb.

Datenschutz

20 Bausteine für saubere Datenschutzorganisation

Eine belastbare Mindeststruktur — die Dokumente, Rollen und Prozesse, die Datenschutz im Betrieb nachvollziehbar machen.

01

Rollen & Zuständigkeit

  • Datenschutzbeauftragter oder dokumentierte Pflichtprüfung
  • Interner Datenschutzverantwortlicher
  • Rollen- und Berechtigungskonzept
  • Vertraulichkeitsverpflichtungen
  • Schulungsnachweise
02

Dokumentation

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
  • Datenschutzhinweise für alle Betroffenengruppen
  • Rechtsgrundlagenmatrix
  • TOM-Konzept
  • Saubere Dokumentation aller Entscheidungen
03

Dienstleister & Transfers

  • AV-Verträge mit allen relevanten Dienstleistern
  • Dienstleister- und Empfängerliste
  • Drittlandtransferprüfung
  • Cookie- und Website-Prüfung
04

Prozesse & Audit

  • Lösch- und Aufbewahrungskonzept
  • Prozess für Mietbewerbungen (DSK-Orientierungshilfe)
  • Prozess für Betroffenenrechte
  • Prozess für Datenschutzpannen
  • DSFA-Prüfprozess
  • Jährliches Datenschutzaudit

Architektur · Telefon

Telefon Voice-Agent Architektur

Vom Anruf über Sprache, LLM und Tools bis zur gesprochenen Antwort — eine klare Kette.

Signalkette User → SIP → ASR → LLM → TTS → User mit Modell- und Tool-Abhängigkeiten
Signalfluss in einer klaren Kette: User → SIP → ASR → LLM → TTS → User. Tool-Calls und Modellaufrufe bleiben als eigene Abhängigkeiten sichtbar.

Architektur · Server

Odoo fremd gehostet

Die aktuelle Lösung trennt unser System vom Fremdserver. Daten werden synchronisiert, Schreibänderungen laufen kontrolliert über die API.

Zwei Server — unser Server mit AI-Core und Kommunikation, der Fremd-Server mit Odoo und Postgres, verbunden über Synchronisation und API
Zwei Server, klare Zuständigkeit: Unser Server verarbeitet Kommunikation und AI-Core, der Fremd-Server hält Odoo, Postgres und Stammdaten. Der Klon wird zweimal täglich synchronisiert; Schreib-Änderungen laufen über einen API-Aufruf, aktuell mit direktem Zugriff auf die Postgres-Datenbank.
Empfehlung: Alles auf einen Server — wir übernehmen das Hosting.

Umsetzung

Offene Fragen

Bevor wir starten können, benötigen wir von euch bitte noch folgende Informationen:

  • SIP-Telefonnummer

    • Welche Telefonnummer soll für SIP verwendet werden (abhängig vom Odoo-Server)?
    • Wäre ein Termin mit den bestehenden IT-lern möglich?

  • Technische Besonderheiten / IT-Stack

    • Gibt es relevante technische Rahmenbedingungen seitens eurer IT, die wir vorab kennen sollten? (Architektur, Stack, Limits etc.)

  • Zusätzliche Kanäle

    • Welche zusätzlichen Kanäle sollen künftig eingebunden werden?

  • Zeitplan & Entscheidung

    • Im Zuge der DSGVO-Konformität werden Anpassungen an bestehenden IT-Komponenten notwendig.
    • Wann ist mit einer finalen Entscheidung bzw. einem konkreten Zeitplan zu rechnen?